Rapport du vérificateur général de l'Ontario

La Fondation Trillium de l'Ontario (FTO) s'engage à constamment s'améliorer. Nous accueillons avec plaisir les observations suivantes du vérificateur :

• les dépenses administratives de la FTO se sont révélées relativement modestes comparativement à celles de la plupart des organismes scrutés par le vérificateur;
• la FTO a une culture organisationnelle qui met l'accent sur la limitation des coûts au minimum;
• la FTO adopte un « processus de demande de subventions et d'évaluation des demandes de subventions bien défini »;
• le site Web de la FTO est « complet et instructif »;
• la FTO s'assure que toutes les subventions ont réellement un « objectif communautaire » et que l'octroi de ses subventions aux régions proportionnellement à la population « facilite l'accès équitable aux fonds des subventions partout en Ontario.

La FTO a collaboré entièrement à la vérification de l'optimisation des ressources du vérificateur général, qui s'est déroulée entre octobre 2010 et avril 2011. Nous comprenons les recommandations du vérificateur à l'égard d'une documentation plus étoffée, de mesures de rendement plus solides et de vérifications plus serrées.

Le vérificateur général a noté sept secteurs d'amélioration, dont certains avaient déjà été abordés par la FTO avant la vérification, dans le cadre de ses améliorations continues en matière d'activités et de services. Les recommandations du vérificateur nous fournissent des suggestions pour parfaire ces améliorations.

Processus d'évaluation des demandes de subvention

La FTO a un processus d'évaluation des demandes de subvention exhaustif et rigoureux dont la première étape est de procéder à un examen technique visant à s'assurer de l'admissibilité de la demande. Après un premier examen, l'équipe d'évaluation des demandes de subvention bénévole se réunit pour sélectionner par vote les demandes qui sont les meilleures et auxquelles on donnera suite. Ensuite, le personnel procède à une recherche et à une analyse rigoureuses concernant ces demandes. Enfin, l'équipe d'évaluation des demandes de subvention se rencontre une dernière fois pour examiner minutieusement les demandes et recommander celles qui devraient obtenir l'approbation définitive du chef de la direction et du conseil d'administration de la FTO.

La FTO est d'accord avec le vérificateur général quant à l'utilité d'une plus grande uniformité des procédures d'octroi de subventions et d'une meilleure documentation. Ce besoin a été l'un des facteurs ayant activé l'élaboration et la mise en œuvre de notre nouveau système de gestion des subventions en ligne, qui a été mis en place intégralement en mars 2010. Le nouveau système impose la normalisation de procédures et de documentation uniformes, et nous continuerons de surveiller activement l'atteinte de cet objectif.

Contrôle des subventions

Pour ce qui est du contrôle des subventions, la FTO s'est toujours efforcée de maintenir l'équilibre optimal du rapport coût-efficacité, tout en vérifiant un échantillonnage de dossiers de subventions chaque année. Le vérificateur général a recommandé que nous ayons recours à des ressources additionnelles afin d'instaurer des examens d'assurance de la qualité, d'élargir les fonctions de vérification interne, d'être plus stricts en matière d'exigence et d'examen de la documentation de la part des bénéficiaires de subventions ainsi que d'effectuer plus de visites sur place. La FTO reconnaît et respecte ces recommandations; elle étudiera des façons efficientes d'étendre ces procédures.

Ce que disait aussi le vérificateur général?

Dans son rapport, le vérificateur général a cité certains exemples de subventions pour lesquelles la documentation n'était pas complète; des propositions de prix concurrentielles pour l'achat d'immobilisations manquaient aux dossiers; du matériel acheté avec les fonds d'une subvention de la FTO n'était pas disponible au moment de la visite du vérificateur général; des modifications au projet n'avaient pas été communiquées de façon appropriée à la FTO par le bénéficiaire de subvention.

Le vérificateur général a également soulevé des questions concernant le caractère raisonnable de certains montants octroyés. Après avoir examiné chaque exemple cité, la FTO est convaincue que toutes les subventions ont obtenu les résultats prévus pour le financement approuvé ou les ont excédés.

Pour ce qui est des inquiétudes concernant le manque de documentation, la FTO est en accord avec les constatations du vérificateur général, selon lesquelles il y avait des failles dans certains dossiers. Particulièrement en ce qui a trait à l'absence de deux propositions de prix concurrentielles pour l'achat d'immobilisations, la FTO a rappelé au personnel la politique en cette matière. Dans chaque cas, le personnel de la FTO a clarifié la situation et s'est assuré que la documentation était complète; la FTO est donc convaincue que toutes les subventions ont été réalisées avec succès et que les résultats prévus ont été obtenus.

Le vérificateur général a visité plusieurs bénéficiaires de subvention au cours de sa vérification. Dans quelques cas, le bénéficiaire n'a pas pu démontrer que les immobilisations achetées avec les fonds de la subvention de la FTO étaient en sa possession. La politique de la FTO prévoit que le bénéficiaire de subvention doit conserver de tels biens pendant cinq ans après la fin de la subvention. Dans les cas cités, la FTO a passé en revue la politique avec chaque bénéficiaire et a été en mesure de confirmer que chacun avait en sa possession le matériel en cause.

Quelques exemples faisaient état de bénéficiaires de subvention qui avaient modifié le programme ou réaffecté des fonds d'immobilisations, sans informer la FTO de tous les détails concernant ces changements. Dans chaque cas cité, le personnel de la FTO a rappelé la politique de réaffectation au bénéficiaire de subvention. La FTO est convaincue que la subvention a été utilisée pour le programme approuvé et que les réaffectations étaient conformes à la politique. La FTO a également renforcé auprès des bénéficiaires de subvention l'importance de communiquer rapidement les demandes de modifications au personnel de gestion des programmes.

Le vérificateur général a cité au moins un cas où les fonds inutilisés n'avaient pas été retournés rapidement à la FTO. La FTO a aussitôt communiqué avec le bénéficiaire de subvention, et l'utilisation de tous les fonds a été justifiée.

Pour obtenir plus d'information concernant les renseignements mentionnés ci-dessus,
veuillez communiquer avec nous: otf@otf.ca