Comment nous fonctionnons

Comment la FTO mène ses activités

En se fondant sur notre mission, en s'appuyant sur les instruments stratégiques et en s'orientant sur les priorités, les membres du personnel ainsi que les bénévoles compétents et engagés de la FTO sont en mesure d'aborder les possibilités et les besoins cernés par les demandeurs de subvention locaux et provinciaux.

Les membres bénévoles des équipes d'évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS) nommés localement ainsi que les membres du personnel de la FTO des régions s'assurent que les collectivités, de petite et de grande tailles, sont représentées dans les 16 régions de subventions de la FTO. Chacune des 16 ÉÉDS a déterminé des domaines de priorités de subventions locales pour répondre au besoin de tenir compte du contexte local dans la prise de décisions.

La prise de décisions provinciale est orientée par un conseil d'administration dont les membres nommés supervisent les décisions relatives à l'octroi de subventions provinciales, en se fondant sur les mêmes stratégies et priorités sectorielles. On a aussi déterminé des domaines de priorités de subventions provinciales.

Le cadre stratégique oriente les activités de la FTO au sein de l'ensemble du secteur sans but lucratif, notamment en ce qui a trait aux relations avec les intervenants et les chercheurs, au partage des connaissances ainsi qu'à l'engagement communautaire.

Comment fonctionne notre processus d'évaluation des demandes de subventions

Les organismes intéressés doivent remplir une demande de subvention. Lorsque la demande arrive à la FTO, elle est soumise à une évaluation approfondie :

1. Un coordonnateur de l'administration du programme détermine l'admissibilité générale de la demande et vérifie si tous les documents exigés l'accompagnent.
2. Une équipe d'évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS) du programme communautaire ou le comité d'évaluation des demandes de subventions provinciales, tous deux formés de bénévoles, décide si l'activité proposée constitue le meilleur moyen d'utiliser les fonds de la FTO et si, à son avis, l'organisme demandeur est le groupe qui est le plus en mesure d'accomplir le travail. L'équipe ou le comité recommande d'approuver le montant total de la subvention, d'accorder un montant réduit ou de refuser la demande. 
3. Le conseil d'administration de la FTO approuve ou refuse les subventions, selon les recommandations des équipes d'évaluation des demandes de subvention du programme communautaire ou du comité d'évaluation des demandes de subventions provinciales. 
4. Une Lettre d'entente ou une Lettre de refus est envoyée au demandeur. La Lettre d'entente précise le montant de la subvention accordée, les conditions rattachées à la subvention, les exigences en matière de rapports et le calendrier de versements. Cette lettre constitue un contrat entre la FTO et le bénéficiaire de la subvention. Dès que le bénéficiaire retourne la lettre dûment signée à la FTO, les fonds sont verses.