Élaboration d'un plan de travail

Ce formulaire est obligatoire et doit être utilisé par les organismes qui font une demande pour les dépenses de fonctionnement/projets particuliers.  Les résultats et les activités que vous mentionnez dans votre demande de subvention serviront aussi de points de référence pour mesurer les progrès et le succès de votre initiative.

But et structure du plan de travail

L'information que vous fournissez dans le Plan de travail donne à la Fondation Trillium de l'Ontario (FTO) une idée détaillée de l'objectif de votre initiative, du travail que vous devez faire pour atteindre cet objectif et de la façon dont vous allez en mesurer le succès. Pour vous, c'est l'occasion de montrer comment vous avez planifié votre initiative et comment, selon vous, les activités prévues bénéficieront à la communauté.

La FTO finance toute une variété d'initiatives, depuis de simples achats d'équipement jusqu'à des projets complexes qui bénéficient aux communautés partout dans la province. Le détail que vous mettez dans votre plan devrait être proportionnel à la complexité de votre initiative. Au bas du Plan de travail, vous trouverez  des directives à suivre pour faire une demande de subvention d'équipement, de subvention de fonctionnement et de subvention de rénovation et de réparation. Par exemple, si vous demandez une subvention dans le but d'acheter un nouveau compresseur pour faire en sorte que la glace soit meilleure dans une patinoire, vous devrez inscrire l'achat d'équipement et la formation du personnel et des bénévoles dans la colonne des « Activités ».

L'information demandée dans le Plan de travail passe du général au particulier. Vous commencez par énoncer les résultats mesurables que vous souhaitez atteindre, les activités qui vous permettront d'atteindre ces résultats et comment vous allez mesurer l'atteinte des résultats visés.

 

Résultats visés

Votre Plan de travail doit inclure une liste de tous les résultats concrets et mesurables que votre organisme prévoit atteindre au cours de chaque année de l'initiative ou à la fin de l'initiative. Comment votre initiative va-t-elle améliorer la qualité de vie de votre communauté? C'est peut-être évident pour vous, mais veuillez nous le dire.  Comment votre initiative va-t-elle contribuer à la vie de la communauté?

Les résultats sont en fait une liste détaillée de tout ce que vous espérez accomplir et ils devraient être réalisables par les activités que vous indiquez dans la colonne « Activités ». Ils indiquent les changements précis que votre initiative entraînera, selon vous, dans votre communauté ou votre organisme. Ils doivent être réalisables et mesurables, et peuvent être qualitatifs ou quantitatifs.

Les changements prévus, ou résultats, peuvent être sociaux ou économiques, et ils peuvent produire des effets à l'échelle communautaire ou au niveau individuel. Les grandes caractéristiques des résultats visés sont présentées plus bas, avec des exemples.

Résultats réalisables

Vos résultats doivent être proportionnels à l'envergure de votre initiative, à sa durée, à son objectif, aux activités qu'elle prévoit, et aux ressources et à l'expertise dont dispose votre organisme. Les résultats doivent également être clairement liés à l'objectif général de l'initiative et de ses activités.

Si, par exemple, si vous faites une demande de subvention de projets/fonctionnement à fin de produire de la documentation, un de vos résultats pourrait être d'élargir la portée de votre programme ou d'aider les participants à acquérir une compétence particulière.

Résultats qualitatifs et quantitatifs

Les résultats peuvent représenter des changements qualitatifs ou quantitatifs. Ne donnez pas seulement des chiffres et des pourcentages : incluez des résultats qualitatifs qui expliquent plus à fond les effets qu'aura votre subvention. Voici quelques exemples : les résultats de rencontres avec des aînés où ceux-ci ont dit que les rénovations faites à une salle communautaire leur permettent maintenant de voir leurs amis chaque semaine et de sentir une plus grande appartenance à la communauté; un sommaire des lettres écrites par des bénévoles, dans lesquelles ils soulignent que leur expérience de travail auprès de nouveaux immigrants leur fait mieux apprécier et mieux comprendre la diversité culturelle; un sommaire d'une discussion de groupe tenue avec des enfants qui ont participé à la réalisation d'une peinture murale communautaire, et au cours de laquelle ils ont dit que ce projet leur a fait voir leur importance dans la communauté et leur a donné plus de confiance en eux-mêmes.

Dans la plupart des cas, vous devez donner des résultats qualitatifs et quantitatifs.

Résultats mesurables

Voici quelques questions à vous poser au moment de mesurer les résultats de votre initiative:

• Y a-t-il une façon simple de quantifier les résultats? - P. ex. sondage sur la satisfaction des participants; registre pour recueillir les commentaires des participants; registre des présences).
• Qu'est ce que vous essayez de mesurer et quelle est la meilleure façon de recueillir cette information? - P. ex. prendre les présences pour calculer le nombre de participants à un atelier; faire passer des entrevues aux participants pour savoir si l'atelier les a aidés à trouver du travail et à développer leur estime d'eux-mêmes.
• Quelles mesures doit-on intégrer dans notre programme pour pouvoir évaluer ses résultats? - P. ex. demander aux participants de remplir un questionnaire pour voir s'ils sont satisfaits d'un festival.

Activités

 Vous avez identifié les résultats que vous comptez obtenir. Vous devez maintenant passer à la prochaine étape de la planification : l'élaboration de vos activités. Les activités sont les grandes étapes qui permettront à votre organisme d'obtenir les résultats visés - par exemple, la recherche, la planification ou le développement. Chaque activité doit avoir un lien avec un résultat prévu. Et à chaque résultat doit correspondre au moins une activité. Autre point à garder à l'esprit : vos résultats prévus et les activités qui s'y rattachent doivent cadrer avec la mission de votre organisme et avec votre objectif.

En faisant la liste de vos activités dans le formulaire, mettez-les par ordre chronologique. Mentionnez quand elles auront lieu et combien de temps chacune d'elles prendra.

Par exemple, si l'un des résultats visés consiste à poser une nouvelle toiture sur la piste de curling, le plan de travail devrait indiquer dans les activités :  « obtenir un permis de construction de la municipalité locale ».

Indicateurs du rendement

La dernière colonne vous demande d'indiquer comment vous allez savoir si votre initiative a produit les résultats prévus. Comment allez-vous évaluer les résultats de vos activités?

Inscrivez dans cette colonne les indicateurs de succès - ce qui montre si vos activités ont produit les résultats visés - et comment vous allez mesurer les résultats. Les indicateurs de succès que vous mentionnez dans le plan d'évaluation devraient être liés aux résultats mesurables que vous avez énumérés dans la première colonne.  Si l'un des résultats visés était d'accroître la participation au programme, l'indicateur de succès serait un plus grand nombre de participants. Pour calculer ce nombre, vous allez utiliser un registre des présences.

Le Plan de travail est conçu pour faire une évaluation élémentaire d'initiatives simples. Si votre projet est complexe, vous devrez probablement préparer un plan d'évaluation plus élaboré.

Élaboration d'un plan d'évaluation

Même si l'évaluation comme telle ne commence qu'au milieu ou à la fin de l'initiative, la planification de l'évaluation commence bien avant le début de l'initiative. Cette façon de procéder vous permet:

• d'identifier et de mettre en place le procédé et les outils nécessaires pour recueillir et analyser l'information dont vous avez besoin pour faire l'évaluation;
• d'identifier et d'obtenir les ressources nécessaires pour faire l'évaluation.

Votre plan d'évaluation et vos résultats doivent coïncider. Votre évaluation précisera au moins ce qui suit:

• les indicateurs de succès - comment vous allez savoir si vous avez obtenu les résultats que vous aviez prévus;
• la source d'information - comment vous allez recueillir l'information dont vous avez besoin pour mesurer vos indicateurs de succès (p. ex. registre des activités, registre des présences, bilan des documents du projet, entrevues face à face, sondage téléphonique, groupes de discussion, registre des commentaires, registre des plaintes).

L'évaluation peut également inclure:

• une analyse de l'information;
• des rapports et l'utilisation des résultats de l'évaluation : ce dont vous allez rendre compte et à qui vous allez présenter vos constatations;
• la délégation des responsabilités et un calendrier : qui sera chargé de recueillir l'information et de l'évaluer, et quand.

Un rappel : donnez à votre évaluation une structure qui convient à l'importance et à la complexité de votre projet. Si vous demandez une subvention de 10 000 $ pour réaliser un événement, votre plan d'évaluation sera très simple puisque les résultats et les activités seront à la fois simples et circonscrits quant à leur portée et leur nombre. Par contre, un projet de trois ans faisant appel à plusieurs partenaires et nécessitant un financement à hauteur de 250 000 $ exigera un plan d'évaluation plus détaillé, incluant probablement un plan de travail distinct.