Organiser un événement de reconnaissance :
Conseils de planification 

Calendrier d'événement

Le modèle ci-dessous présente la planification d'un événement complexe sur une période d'un mois. Prévoyez une plage raisonnable de temps de planification en fonction du type d'événement que vous tenez et des ressources disponibles. La tenue d'un événement de grande envergure peut nécessiter de six mois à un an de planification et de mise en œuvre.  
 

Un mois avant l'événement 

Liste de vérification :

• Quel est le but de l'événement? 
•  Qui devrait connaître cette bonne nouvelle? (publics cibles)
• Combien de personnes participeront à l'événement? Qui doivent-elles être? (conférenciers, maître de cérémonie, artistes invités, etc.)
• Comment votre public sera-t-il mis au courant de l'événement? (site Web, médias sociaux, invitation officielle, dépliants, courriel, médias locaux, avis aux médias) 
• Quelles sont les ressources dont vous aurez besoin? (matériel audiovisuel, microphones, estrades, etc.)
• Allez-vous servir à manger ou à boire?
• Quel est votre budget?
• Réservez la salle ou l'endroit où aura lieu l'événement (en fonction du nombre de personnes prévu et des besoins de l'événement).
• Pensez à l'accessibilité du site, notamment les besoins de transport ou de stationnement des invités et des participants ayant des besoins spéciaux.
• Préparez des listes d'envoi d'invitations (invités, participants, médias) 
• Rédigez le matériel promotionnel (invitations, affiches, dépliants, brochures, avis aux médias, etc.)
• Envisagez d'inviter les médias et les invités à venir voir en quoi consiste votre programme, projet ou service, avant ou après l'événement.

Invitez ou avisez la FTO

Confirmez la date, l'heure et le lieu de l'événement auprès des participants

Faites participer votre organisme 

• Nommez un maître de cérémonie pour l'événement. Si le dirigeant de votre organisme prononce un discours, il serait peut-être préférable de demander à quelqu'un d'autre de tenir le rôle de maître de cérémonie. 
• Demandez à des bénévoles d'accueillir les invités spéciaux durant l'événement.  
• Nommez quelqu'un pour assurer la liaison avec le personnel du député provincial, les médias ou le conférencier principal, lors de l'événement. 
• Nommez une personne qui prendra des photos sur le vif et consignera ces moments spéciaux. 
• Préparez l'avis aux médias et le communiqué de presse 
• Remettez aux participants l'ébauche de votre avis aux médias pour obtenir leurs commentaires et leur approbation. N'oubliez pas d'inclure la mention de reconnaissance de la FTO. Votre agent des communications de la FTO peut revoir votre matériel avec vous.
• Préparez un programme et une liste des conférenciers
  Distribuez le programme et la liste des participants à l'avance. Votre programme doit décrire tout ce qui va se passer au cours de l'événement et préciser le nom ainsi que le titre de chaque conférencier et des autres participants, comme le maître de cérémonie, l'ordre dans lequel ils feront leur discours et la durée de ce dernier. 
• Rassemblez un public pour soutenir les conférenciers
  Le public crée une atmosphère de célébration et aide les conférenciers à annoncer leur bonne nouvelle avec une énergie et un enthousiasme accrus. Votre public peut comprendre des membres du personnel, des bénévoles ou des clients et les membres de leur famille.
  
  

Deux semaines avant l'événement

Liste de vérification:

• Mettez au point votre programme et les activités de l'événement. 
• Invitez un public à participer à votre événement (bénévoles, membres, employés, clients ou membres de la famille de ces groupes, etc.). 
• Confirmez les détails auprès des conférenciers et des invités (date, heure, lieu, stationnement, information sur l'accessibilité, tenue vestimentaire, indications pour se rendre, billets d'accès à l'événement, permis de stationnement et tout autre matériel).
•  Demandez aux conférenciers d'arriver 15 minutes à l'avance et de prendre le temps de se détendre ainsi que de rencontrer d'autres participants. Nommez un hôte qui les accueillera.Préparez le matériel dont vous aurez besoin le jour même de l'événement (programme, porte-noms, communiqué de presse, fiches d'informations, etc.). 
• Préparez une liste de distribution aux médias détaillée. Prenez les dispositions pour les rafraîchissements, le matériel audiovisuel, les fleurs et les plantes, les petits cadeaux publicitaires, les bannières, l'estrade, le microphone, le stationnement, etc.
• Désignez une personne de votre groupe pour assurer la liaison avec les médias pendant l'événement.

Une semaine avant l'événement

• Envoyez votre avis aux médias par courriel, puis faites un suivi par téléphone pour savoir qui prévoit venir à l'événement. Demandez à vos contacts des médias si votre liste devrait inclure d'autres membres de leur équipe. Affichez l'avis aux médias dans votre site Web et dans les sites de médias sociaux.
• Envoyez le programme détaillé de l'événement d'abord à votre agent des communications de la FTO pour qu'il le passe en revue. Vous pouvez ensuite l'envoyer à tous les conférenciers - le programme devrait comporter le nom et le titre du maître de cérémonie, des conférenciers et des invités spéciaux qui ne prononceront pas de discours. Incluez toute autre information qui facilitera la participation de vos invités, par exemple : 
• Fournissez une carte et les indications pour se rendre - incluez les détails concernant l'accessibilité, le numéro de salle, le nom de l'édifice, etc.; 
• Indiquez où se trouve le stationnement et fournissez les laissez-passer de stationnement (au besoin); 
• Donnez le nom et le numéro de téléphone (cellulaire) d'un contact sur place, que l'on peut appeler en cas d'urgence (p. ex. annuler la participation à la dernière minute). 
• Indiquez le nom de la personne qui accueillera les invités et donnez les indications pour se rendre à l'endroit où se trouvera cette personne - cet endroit devrait être facile à trouver. Fournissez les billets et les porte-noms. 
• Appelez les invités spéciaux, les célébrités, les dignitaires, les héros locaux et la FTO pour confirmer s'ils seront présents à votre événement. S'ils ont des assistants, passez en revue le programme de l'événement avec eux et répondez à leurs questions.
• Partagez votre avis aux médias avec les participants, en tant que rappel de l'événement. Envoyez-le par courriel ou par l'entremise d'un média social ou affichez-le tout simplement sur un babillard, pour faire connaître l'événement et son importance pour votre organisme, vos clients et votre communauté.
•  Préparez des notes d'allocution pour les conférenciers de votre organisme ainsi que des notes à l'intention de votre maître de cérémonie pour l'aider à présenter les conférenciers et les autres invités spéciaux. 
  

La veille de l'événement

Liste de vérification :

• Envisagez d'appeler de nouveau vos contacts des médias pour vous assurer de leur présence. (Attention : Ne vendez pas la mèche avant l'événement!) 
• Fournissez l'information concernant l'événement à votre réceptionniste.  
• Appelez vos invités spéciaux - vérifiez s'ils ont bien reçu le programme, les notes d'allocution, etc. 
•  Confirmez les rôles attribués au personnel. 
• Imprimez et assemblez un dossier de presse.

Médias :

Appelez vos contacts pour confirmer leur présence. Ne négligez pas de faire cet appel : il accroît considérablement vos chances d'avoir une couverture médiatique. Il s'agit là d'une dernière occasion de présenter votre histoire, d'envoyer de nouveau votre avis aux médias et de susciter davantage d'intérêt pour votre événement, peut-être en ajoutant des détails qui ne figuraient pas dans l'avis aux médias (changements apportés au programme, conférenciers additionnels, experts ou dignitaires qui seront présents, etc.).
 
Votre organisme :
Fournissez à la réceptionniste des exemplaires du programme et toute autre information pertinente (lieu de l'événement, carte, nom et numéros de téléphone du contact à l'interne), afin qu'elle puisse répondre aux questions de dernière minute que les participants ou les médias pourraient avoir.
 
Personnes chargées de l'accueil des invités spéciaux et de la liaison avec les médias :
Vérifiez que votre agent de liaison avec les médias et le personnel que vous avez nommé pour accueillir vos invités de marque sont prêts pour l'événement.
 
Matériel à l'intention des médias :
Faites des copies de tout le matériel destiné à vos dossiers de presse. Assurez-vous que le matériel est adapté et prêt à être affiché en ligne dans les sites Web ainsi que dans les sites de médias sociaux.

Le jour de l'événement

 Liste de vérification : 

• Installez une table d'inscription, une table pour les médias ou un endroit d'accueil.  
• Ayez un livre d'invités que ces derniers pourront signer. 
• Informez la sécurité ou la réception de l'arrivée des journalistes; assurez-vous que les personnes concernées savent où les diriger. Au besoin, donnez-leur une liste des invités attendus, y compris les médias. 
• Assurez-vous que la salle est bien prête.  Vérifiez les panneaux indicateurs et le matériel promotionnel. 
• Vérifiez que l'équipement fonctionne correctement. 
• Assurez-vous que les conférenciers et les invités spéciaux sont présents et qu'ils connaissent le programme. Suivez le programme et respectez les heures établies.

Médias :

Installez une table où les journalistes pourront s'inscrire et obtenir le matériel préparé pour eux. Remettez le matériel à l'intention des médias à vos contacts au moment de l'événement. Organisez les entrevues au besoin. 

Photos :

En plus des photos officielles, demandez à votre photographe de prendre des photos informelles après l'événement, lorsque les gens sont décontractés et à l'aise.
 
Un mot au sujet de l'autorisation de prendre et de publier des photos :

• Normalement, il n'est pas requis d'obtenir d'autorisation pour prendre des photos d'adultes qui participent à un événement public ou médiatique ou pour publier ces photos. Il n'est pas requis non plus d'obtenir d'autorisation pour utiliser des photos de style journalistique prises lors d'événements publics.
• Obtenez une autorisation si des photos de personnes peuvent être utilisées pour du matériel promotionnel ou des produits de commercialisation (brochures, affiches, rapports annuels, etc.).
• Demandez aux parents de signer à l'avance une autorisation de prendre des photos de leurs enfants et de les utiliser.
• Lorsque vous enverrez des photos sur lesquelles figurent des jeunes de moins de 18 ans à votre agent des communications de la FTO, joignez une copie des formulaires d'autorisation. 

Après l'événement

Liste de vérification :

• Le plus tôt possible après l'événement, envoyez le dossier de presse aux journalistes qui n'ont pas pu être présents.
• Récupérez et retournez tout le matériel (bannières, équipement, matériel imprimé non utilisé, etc.). 
• Envoyez un mot de remerciement aux personnes qui ont fourni des services spéciaux et, s'il y a lieu, aux participants et aux invités. 
• Soulignez la contribution des bénévoles et du personnel. 
• Dites aux membres concernés de votre organisme comment l'événement s'est déroulé. 
• Préparez la publicité subséquente à l'événement (p. ex. photos accompagnées d'une légende indiquant le nom des participants et leur activité au moment du cliché). 

Médias : 

• Envoyez par courriel votre communiqué de presse aux contacts des médias qui n'ont pas été en mesure d'assister à l'événement.  
• Incluez une photo numérique de l'événement, accompagnée d'une courte légende indiquant le nom des personnes qui y figurent et précisant ce qu'elles font et pourquoi elles le font (en prenant soin d'épeler correctement leur nom et de donner leur titre exact).  
• Appelez ces contacts pour vous assurer qu'ils ont toute l'information nécessaire pour faire leur reportage; offrez-leur une entrevue après l'événement.  
• Suivez les reportages de l'événement dans les médias. Envoyez à votre agent des communications de la FTO des coupures de presse et des photos (accompagnées de légendes donnant le nom des personnes y figurant, de gauche à droite, et précisant leur fonction).  
• Affichez les photos et un résumé de l'événement dans votre site Web ou dans les sites de médias sociaux ou encore, publiez-les dans votre bulletin. 
• Suivez et consignez la couverture médiatique. Envoyez des copies des coupures de presse à la FTO.