Comment planifier un événement de reconnaissance

Les événements de reconnaissance sont une occasion de reconnaître le soutien de la FTO, d’assurer une couverture médiatique pour votre organisme et d’entrer en contact avec votre député provincial local. L’événement peut se dérouler en personne ou virtuellement. Il peut s’agir simplement d’un petit rassemblement indépendant et d’une séance de photos avec votre député provincial local ou vous pouvez intégrer l’événement à un autre événement existant. On ne s’attend pas à ce que des aliments et boissons soient servis, et il n’est pas nécessaire de le faire.

Veuillez lire l’intégralité de l’information suivante pour vous aider à bien planifier et organiser votre événement de reconnaissance de la FTO.

Contactez votre conseiller en communications de la FTO

Une fois que vous aurez une idée et une date provisoire pour votre événement, contactez votre conseiller en communications de la FTO, en ayant en main le numéro d’identification de votre subvention, au moins trois semaines à l’avance pour lancer le processus de planification.

N’oubliez pas que vous devez inviter votre député provincial local. Il sera donc important de choisir une date et une heure pendant lesquelles les députés provinciaux ne siègent pas à l’Assemblée législative. Pour voir quand siège l’Assemblée, veuillez consulter le Calendrier parlementaire. On recommande fortement de tenir l’événement un vendredi ou un samedi afin de réduire la probabilité d’un report.

Remarque : Si le bureau d’un député provincial vous a contacté directement pour planifier un événement, veuillez aviser votre conseiller en communications de la FTO immédiatement.

Envoyez vos invitations

Après avoir reçu l’autorisation de procéder de votre conseiller en communications de la FTO, vous pouvez envoyer vos invitations.

Invitations importantes :

  • Votre député provincial local (pour la circonscription touchée par votre subvention) : Le député fera une brève allocution et reconnaîtra officiellement votre subvention au nom du gouvernement de l’Ontario.
  • Médias locaux : le cas échéant (par l’entremise d’un avis aux médias). 
  • Si vous avez l’intention d’inviter d’autres représentants du gouvernement (provincial, fédéral ou municipal), veuillez en aviser votre conseiller en communications de la FTO aussi tôt que possible, car il vous conseillera sur l’ordre des prises de parole et les protocoles appropriés.

Lorsque cela est possible, la FTO enverra un représentant. IMPORTANT : C’est la FTO qui se chargera d’identifier et d’inviter un représentant. Veuillez ne pas inviter des membres du personnel ou des bénévoles de la FTO.

Toutes les autres invitations sont laissées à votre discrétion.

Préparez vos documents pour l’événement

Vous devrez préparer les documents suivants d’avance et les envoyer à votre conseiller en communications de la FTO deux semaines avant la tenue de votre événement. Il devra examiner, réviser et approuver ces documents et vous renverra les versions approuvées conformément au calendrier ci-dessous.

  1. Modèle de programme d'événement de reconnaissance (envoyez la version approuvée par la FTO au bureau de votre député provincial et à tous les autres intervenants une semaine avant la tenue de l’événement)
  2. Exemple d’un avis aux médias (envoyez la version approuvée par la FTO aux personnes figurant sur la liste de contacts des médias une semaine avant la tenue de votre événement)
  3. Exemple de communiqué (envoyez la version approuvée par la FTO aux personnes figurant sur la liste de contacts des médias immédiatement après la tenue de votre événement)

Liste de contacts des médias locaux

Préparez une liste des médias de votre collectivité (presse écrite, médias en ligne, radio, télévision). Si, dans le passé, des journalistes ont écrit des articles sur votre organisme, n’oubliez pas de les inclure. Créez une liste de diffusion par courriel qui vous servira à envoyer votre avis aux médias et votre communiqué. Vous trouverez les coordonnées des bureaux de presse sur leur site Web respectif.

Photos et rapport

Prenez des photos! Pour les événements virtuels, faites une capture d’écran de l’appel. Vous pouvez publier vos photos dans les médias sociaux, votre site Web, des bulletins d'information ou d'autre matériel de communication. Vous devriez également joindre une photo en tant que pièce jointe séparée à votre communiqué de presse, en identifiant, de gauche à droite, les personnes sur la photo.

Avant de mettre en ligne des images de votre événement de reconnaissance de la FTO sur lesquelles figurent des jeunes de moins de 18 ans, assurez-vous d’avoir un formulaire de consentement signé par leurs parents ou leur tuteur légal. Si vous n’en avez pas, la FTO met à votre disposition un exemple de formulaire d’autorisation dont vous pourrez vous servir :

Après la tenue de votre événement, la FTO aimerait savoir comment cela s’est passé. Veuillez faire un suivi avec votre conseiller en communications de la FTO pour l’en informer et partager des photos (avec le nom des personnes qui y figurent).
Conservez les liens menant à la couverture médiatique que vous avez obtenue et joignez-les à votre rapport final