Politique de respect et sécurité au lieu de travail - harcèlement

Type: Fonctionnement

Public cible: Employés, Bénévoles

Effective 12 fév 2016

1.0 Objet

La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) s’est engagée à assurer un milieu de travail courtois et respectueux, exempt de toute forme de harcèlement, de discrimination ou de mauvais traitements. Cet engagement exige qu’en tout temps, tous les membres du personnel et les bénévoles de la FTO fassent activement preuve de respect envers les autres et de reconnaissance des différences.

Chaque personne a le droit de travailler dans un milieu exempt de toute forme de harcèlement et de comportement inacceptable au travail. Un tel comportement envers une personne en raison de sa race, ses croyances, sa couleur, sa religion, son pays d’origine, son ethnie, sa citoyenneté, son ascendance, son sexe, son identité sexuelle, son orientation sexuelle, son statut de partenariat homosexuel, son âge, son état matrimonial ou familial ou ses capacités physiques est inacceptable, et n’est pas toléré. La FTO traitera toute allégation d’un tel comportement comme une affaire grave.

2.0 Portée

La présente politique s’applique aux membres du conseil d’administration, aux employés, aux bénévoles, aux visiteurs, aux fournisseurs, ainsi qu’aux contractuels indépendants et aux employés des contractuels indépendants à la FTO. Ce protocole s’applique non seulement durant les heures de travail, mais également au cours de toute activité tenue dans les locaux ou hors des locaux de la FTO qui peut être raisonnablement associée au lieu de travail (p. ex. des événements sociaux).

3.0 Définitions

Le Code des droits de la personne de l’Ontario (le Code) et la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario (projet de loi 168, LSST) énoncent les dispositions portant sur le droit de chaque personne à être à l’abri de toute forme de harcèlement et de discrimination au travail.

Harcèlement, aux termes du Code, s’entend du fait de faire des remarques ou de poser des gestes vexatoires (p. ex., inopportuns, insultants, intimidants, hostiles ou inappropriés) lorsqu’on sait ou devrait raisonnablement savoir que ce comportement est importun, lié à au moins un des motifs illicites du Code. Ces motifs incluent : la race d’une personne, la croyance, la couleur, la religion, l’âge, le sexe et l’orientation sexuelle, le statut de partenariat homosexuel, l’état familial, l’état matrimonial, la citoyenneté, l’origine ethnique, l’ascendance, le lieu d’origine ou un handicap. Le harcèlement constitue une forme de discrimination et est illégal.

Harcèlement au travail, aux termes de la LSST, s’entend d’une notion suffisamment large pour inclure les formes de harcèlement fondées sur un motif illicite en vertu du Code, ainsi que ce qu’on nomme souvent le « harcèlement psychologique » ou « harcèlement personnel ».

Harcèlement sexuel au travail signifie de :
a) faire des remarques ou de poser des gestes vexatoires à l’égard d’un travailleur dans un lieu de travail en raison du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’indenté sexuelle ou de l’expression de l’identité sexuelle, lorsqu’on sait ou devrait raisonnablement savoir que ce comportement est importun;
b) faire des sollicitations ou des avances sexuelles lorsque la personne faisant les sollicitations ou les avances est en mesure d’accorder ou de refuser un avantage ou une promotion à la personne visée, et que la personne sait ou devrait raisonnablement savoir que les sollicitations ou les avances sont importunes.

Discrimination, aux termes du Code, s’entend d’un traitement différent fondé sur l’appartenance à un groupe de personnes identifié par un des motifs illicites dans le lieu de travail en vertu du Code : race, croyance, couleur, religion, âge, sexe (y compris la grossesse) ou orientation sexuelle, statut de partenariat homosexuel, état matrimonial ou familial, citoyenneté, origine ethnique, ascendance, lieu d’origine ou handicap et qui peut entraîner des effets défavorables ou indésirables ou un traitement préférentiel. La discrimination inclut également le fait de traiter un membre du personnel différemment ou de lui accorder moins d’avantages en ce qui a trait aux conditions d’emploi, pour l’un des motifs illicites mentionnés ci-dessus.

Conditions de travail malsaines s’entend d’un commentaire ou d’une série de commentaires ou d’une conduite liés à tout motif illicite mentionné dans le Code, qui peut créer un climat de travail négatif, hostile, intimidant ou offensant pour des personnes ou des groupes. Les conditions de travail malsaines incluent, mais sans s’y limiter, l’exhibition de matériel dénigrant ou offensant, un comportement condescendant ou micro agressif, des blagues désobligeantes, un langage ou une terminologie renforçant les stéréotypes, qui amoindrissent le rendement ou mettent en jeu le déroulement de carrière de la personne touchée ou qui entraînent l’exclusion ou d’autres traitements indésirables liés à l’un ou l’autre des motifs illicites mentionnés dans le Code.

La microagression dans le lieu de travail est typiquement définie comme étant des échanges quotidiens contenant des messages dénigrants à l’intention de certaines personnes du fait de leur appartenance à un groupe, en particulier les employés noirs, autochtones et racialisés et qui peuvent créer un milieu de travail malsain (voir les lignes directrices).

Le lieu de travail inclut, mais sans s’y limiter, les bureaux de la FTO. Il s’étend à tout emplacement où le personnel et les bénévoles doivent être, en raison des exigences de leur travail, notamment les événements tenus par la FTO, les visites sur les lieux et toute autre activité liée aux affaires de la FTO.

Test de la personne raisonnable : Il s’agit d’une norme objective visant à déterminer si un commentaire ou un comportement constitue de la discrimination ou du harcèlement. Le test examine ce que la réaction d’une personne raisonnable aurait été dans des circonstances et un environnement semblables. Il tient compte de la perspective de la personne visée et non des notions stéréotypées d’un comportement acceptable. On utilise cette norme pour évaluer les plaintes dans le cadre de la présente politique.

4.0 Directives

4.1 Sommaire des rôles et responsabilités essentiels

Tel que l’énonce l’article 2.2 de la politique relative à la santé et sécurité au travail (Occupational Health and Safety) de la FTO, les employeurs, les membres de la direction et les membres du personnel partagent la responsabilité de la santé et sécurité au travail. Le concept de responsabilité partagée s’appuie sur le Système de responsabilité interne (SRI), qui est fondé sur la prémisse selon laquelle les parties du lieu de travail elles-mêmes sont les mieux placées pour cerner les problèmes liés à la santé et à la sécurité et pour déterminer des solutions.

4.2 Responsabilités de l’employeur

Il relève de la FTO de prendre toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que le lieu de travail est sécuritaire. Les employeurs sont responsables de :

minimiser le risque de harcèlement lorsque cela est raisonnablement possible;
s’assurer que les membres du personnel sont formés pour :
reconnaître le harcèlement;
suivre les procédures et politiques élaborées pour minimiser le risque;
réagir aux incidents de façon appropriée;
déclarer et documenter de tels incidents.

Pour protéger les travailleurs de tout harcèlement au travail, l’employeur doit veiller à ce qui suit :

L’enquête appropriée dans les circonstances est menée sur les incidents et les plaintes de harcèlement au travail;
Le travailleur qui aurait fait l’objet de harcèlement au travail et le prétendu harceleur, s’il s’agit d’un travailleur de l’employeur, sont informés par écrit des résultats de l’enquête et des mesures correctives qui ont été ou seront prises à l’issue de l’enquête;
Le programme contre le harcèlement est examiné aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par année, pour qu’il mette adéquatement en œuvre la politique concernant le harcèlement au travail.

4.3 Responsabilités des membres de la direction

Il relève des membres de la direction de se conformer à la présente politique et d’appuyer le programme contre le harcèlement au travail. Ils ont également les responsabilités suivantes :

Offrir un milieu de travail exempt de harcèlement. Cette responsabilité inclut le fait de favoriser activement un milieu de travail positif et exempt de harcèlement ainsi que d’intervenir lorsque des problèmes surviennent.
Voir aux gestes inappropriés d’autres personnes qui sont portés à leur attention.
Assurer un suivi des incidents de harcèlement et les signaler au comité mixte de la santé et sécurité au travail (JHSC) et aux membres de la direction, selon les délais établis dans les procédures. Le Formulaire de signalement d’indicent de violence ou harcèlement figurant à l’Annexe A de ce protocole est utilisé à cette fin.
S’assurer que les soins médicaux appropriés sont fournis à toute personne impliquée dans un incident et voir à la sécurité des employés, avant d’enquêter sur l’incident ou de traiter les signalements.
Coopérer avec la police, les enquêteurs ou d’autres autorités, tel que requis durant toute enquête liée à du harcèlement au travail.

4.4 Responsabilités du personnel et des bénévoles

Il relève des membres de la direction de se conformer à la présente politique et d’appuyer le programme contre le harcèlement au travail. Ils ont également les responsabilités suivantes :

Offrir un milieu de travail exempt de harcèlement. Cette responsabilité inclut le fait de favoriser activement un milieu de travail positif et exempt de harcèlement ainsi que d’intervenir lorsque des problèmes surviennent.
Voir aux gestes inappropriés d’autres personnes qui sont portés à leur attention.
Assurer un suivi des incidents de harcèlement et les signaler au comité mixte de la santé et sécurité au travail (JHSC) et aux membres de la direction, selon les délais établis dans les procédures. Le Formulaire de signalement d’indicent de violence ou harcèlement figurant à l’Annexe A de ce protocole est utilisé à cette fin.
S’assurer que les soins médicaux appropriés sont fournis à toute personne impliquée dans un incident et voir à la sécurité des employés, avant d’enquêter sur l’incident ou de traiter les signalements.
Coopérer avec la police, les enquêteurs ou d’autres autorités, tel que requis durant toute enquête liée à du harcèlement au travail.

5.0 Procédures de prévention du harcèlement au travail

La FTO a adopté plusieurs mesures et procédures visant à minimiser le risque de harcèlement au travail ainsi qu’à offrir un milieu de travail sécuritaire et exempt de harcèlement.
En collaboration avec le JHSC, les mesures suivantes qui sont en place sont le fondement du programme contre le harcèlement au travail de la FTO.
La FTO doit instaurer des programmes et des procédures visant à réduire le risque de harcèlement au travail (voir les exemples fournis ci-dessus). Le programme doit :
- inclure des mesures et des procédures permettant aux travailleurs de signaler les incidents de harcèlement au travail à une personne autre que l’employeur ou le chef de service, si l’employeur ou le chef de service est l’agresseur présumé;
- décrire la façon dont on enquêtera sur les incidents ou les plaintes de harcèlement au travail et dont on les traitera;
- décrire la façon dont les renseignements obtenus relativement à un incident ou une plainte de harcèlement au travail, incluant l’identification de toute personne impliquée, ne seront pas divulgués, à moins que la divulgation soit nécessaire à l’enquête ou à la prise de mesures correctives ayant trait à l’incident ou la plainte, ou soit autrement requise par la loi;
- décrire la façon dont un travailleur qui a prétendument subi du harcèlement au travail et l’agresseur présumé, s’il s’agit de travailleurs de l’employeur, seront informés des résultats de l’enquête et de toute mesure corrective qui a été prise ou qui sera prise par suite de l’enquête;
- inclure tout élément prescrit.
On s’attend à ce que tous les employés soient au courant de tels programmes et de telles procédures et qu’ils y participent, tel que requis. La FTO doit renouveler son programme au moins chaque année et offrir à ses employés l’information et les directives appropriées relatives au contenu de la politique et du programme.

6.0 Programme de prévention du harcèlement de la FTO

Le programme de prévention du harcèlement de la FTO consiste en ce qui suit :

Politiques et procédures
Mesures de contrôle en place; évaluation et mise en œuvre de mesures correctives
Processus de communication; directives aux travailleurs
Formation et éducation
Processus de signalement et d’enquête
- Le harcèlement ou un comportement inacceptable au travail peut inclure des commentaires ou des gestes de la part d’un membre du personnel ou d’un bénévole de la FTO, qui sont intimidants, offensants, inappropriés, hostiles, blessants ou malveillants, et qui peuvent rendre le lieu de travail moins courtois et respectueux qu’il devrait l’être. Tout comportement est inacceptable s’il est importun ou si la personne qui l’adopte sait ou devrait savoir qu’il est importun.
- Les comportements incompatibles avec un lieu de travail courtois et respectueux incluent, mais sans s’y limiter :
hurlements et cris;
brutalité;
violence verbale;
démonstration hostile de rage et de colère;
commentaires grossiers, vulgaires ou dégradants;
intimidation ou contrainte;
formes de microagression.
- En outre, tout comportement inacceptable adopté en dehors du lieu de travail, qui a des répercussions sur le milieu de travail et risque de se traduire par une détérioration des relations de travail, peut être défini comme un comportement inacceptable au travail.
- Un tel comportement peut inclure, mais sans s’y limiter :
blagues, remarques, insinuations ou sarcasmes importuns se rapportant à la race, au sexe, à l'orientation sexuelle, à la couleur, à la religion, à l'ethnie ou au physique ou à la tenue vestimentaire d'une personne;
exhibition de photos ou de matériel racistes, méprisants ou insultants;
refus de converser ou de travailler avec un autre membre du personnel ou bénévole en raison de ses origines ethniques, son sexe, son orientation sexuelle ou ses croyances religieuses;
comportements abusifs ou humiliants;
regards impudiques, gestes suggestifs ou contacts physiques importuns;
avances et propositions sexuelles déplaisantes;
matériel sexuellement explicite et blagues sexistes;
commentaires importuns qui sont de nature micro agressive.

Le harcèlement n’inclut pas :

la gestion légitime du rendement ou de la probation;
l’exercice ou la délégation de l’autorité de gestion;
les directives opérationnelles;
un désaccord ou un malentendu;
un conflit entre collègues;
un changement de site, de collègues ou d’affectation lié au travail;
une mesure disciplinaire appropriée;
une gestion moins qu’optimale;
un commentaire ou un geste unique, à moins qu’il soit grave et qu’il ait un effet néfaste durable;
une impolitesse, à moins qu’elle soit extrême et répétitive.
- On s’attend à ce que tous les membres du personnel se conduisent de manière à favoriser un lieu de travail courtois et respectueux qui est exempt de toute forme de harcèlement ou de mauvais traitements. La direction est considérée comme faisant partie de la « pensée directrice » de la FTO et, par conséquent, elle a la responsabilité de s’assurer que le lieu de travail est exempt de harcèlement et de discrimination. On s’attend à ce que les membres de la direction maintiennent un milieu de travail exempt de harcèlement, qu’ils donnent l’exemple en traitant les personnes avec respect et dignité, qu’ils reconnaissent les différences et qu’ils voient à l’application de la présente politique.

7.0 Traitement des préoccupations et des plaintes

7.1 Signalement d’incidents de harcèlement au travail

On encourage les membres du personnel et bénévoles à soulever toute inquiétude concernant le harcèlement au travail et à signaler immédiatement tout incident de harcèlement ou de menace à la direction, au président de son Équipe d’évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS) ou au directeur des Ressources humaines.

Si un tel incident est signalé, la FTO examinera les mesures de sécurité avec les membres du personnel ou les bénévoles touchés, et prendra des mesures additionnelles, au besoin, pour protéger ces personnes. Le cas échéant, la FTO pourrait immédiatement signaler l’incident aux autorités et/ou mener une enquête sur l’incident.

7.2 Processus de plainte

Les plaignants déposeront une plainte à leur chef de service, au président de l’ÉÉDS ou au directeur des Ressources humaines.
Le Service de talent et engagement (ou, le cas échéant, une tierce partie externe) enquêtera rapidement sur l'incident et étudiera la question. Cela inclura des entrevues et tout autre moyen jugé pertinent et approprié à la situation.
Le Service de talent et engagement rédigera un rapport pour le vice-président, Fonctionnement, et le chef de la direction résumant la plainte, l'intervention et les résultats de l'enquête, ainsi que toute recommandation jugée appropriée. Le rapport de l’enquête sur l’incident de harcèlement n’est pas fourni au JHSC ni au représentant de la sécurité.
Le vice-président, Fonctionnement et le chef de la direction étudieront le rapport et détermineront la meilleure façon de résoudre l'affaire.
Si la plainte est corroborée, on imposera les mesures disciplinaires appropriées, pouvant inclure la suspension, le renvoi et/ou le signalement aux autorités appropriées. Le plaignant et l'agresseur présumé seront informés de la décision prise.
Si la plainte n'est pas corroborée, le vice-président, Fonctionnement et le chef de la direction annuleront la plainte, puis informeront le plaignant et l'agresseur présumé de la décision prise.
La confidentialité est préservée en tout temps dans toute la mesure du possible. Cependant, la FTO a l'obligation de donner suite à la situation, et cela inclut la communication de la plainte à l'agresseur présumé. La FTO doit également être équitable envers la personne nommée dans la situation et permettre à cette personne d'entendre la plainte et d'y réagir.
Le directeur, Talent et Engagement peut, à sa discrétion, recourir à des ressources externes pour l'aider à résoudre de telles affaires.
Les plaintes de harcèlement ou de discrimination qui sont frivoles ou déposées de mauvaise foi peuvent entraîner des mesures disciplinaires contre le plaignant.
Aucun aspect de la présente politique ne doit être interprété comme une limitation du droit d'une personne à recourir à de l'aide externe auprès du Tribunal des droits de la personne de l'Ontario. Une plainte adressée au Tribunal des droits de la personne doit être déposée dans l'année suivant le délit présumé. Les membres du personnel ont également le droit d'entreprendre toute démarche judiciaire à leur disposition.
Les menaces de représailles contre un membre du personnel ou un bénévole qui participe à cette procédure ne seront pas tolérées et seront considérées comme une infraction à la présente politique, au Code et à la Loi sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO). (Aux termes de la LFPO, les membres du personnel et les bénévoles de la FTO sont considérés comme étant des « fonctionnaires » et, de ce fait, sont protégés contre les représailles découlant de toute divulgation d'actes répréhensibles.)
Si dans sa plainte, le membre du personnel allègue que le chef de la direction a commis du harcèlement, il doit déposer la plainte au président du conseil d'administration. Si le membre du personnel ou le bénévole n’est pas à l’aise d’approcher le conseil d’administration, il doit déposer sa plainte au vice-président, Fonctionnement ou au directeur, Talent et Engagement qui présentera l’affaire au conseil d’administration.
Le rapport sera remis au président du conseil d'administration si l'événement concerne le comportement du chef de la direction.

8.0 Affichage de la politique de respect et sécurité au lieu de travail – harcèlement

La Politique de respect et sécurité au lieu de travail – Harcèlement doit être affichée dans un endroit visible (sur les babillards du JHSC).